Ausfüllanleitung Hortkarte

• • • Das System unsere Hortkarten - Anleitung zur Nutzung

      Liebe Familien,

      die Hortkarte ist das zentrale Instrument für unsere An- und Abmeldung. Sie dienst als verbindliche Informationsquelle für die täglichen Geh- und Abholzeiten Ihres Kindes. Damit alle Informationen jederzeit aktuell und für uns nachvollziehbar sind, bitten wir Sie, die Hortkarte täglich mitzugeben.
      Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Hinweise zum Ausfüllen und zur Handhabung der Karte.

      1. Die Vorderseite der Hortkarte

       

      • Allgemeine Entlassungszeiten: Bitte tragen Sie hier ein, zu welcher Uhrzeit Ihr Kind regulär nach Hause geht. Geben Sie bitte außerdem an, ob es alleine geht oder abgeholt wird.

      • Veränderungen: Sollte Ihr Kind an einzelnen Tagen früher oder später gehen oder ausnahmsweise von einer anderen Person abgeholt werden, nutzen Sie bitte den Bereich „Veränderung“. Tragen Sie dort bitte ein: das Datum, die gewünschte Änderung sowie Ihre Unterschrift ein.

      • Spontaner Gehzeitwunsch: Kinder haben bei uns die Möglichkeit, in Absprache mit einer pädagogischen Fachkraft telefonisch bei Ihnen nachzufragen, ob eine spontane Änderung der Gehzeit möglich ist.

      Dabei bitten wir um Beachtung folgender Hinweise:

      • • Die Telefonate dienen ausschließlich der Klärung der Gehzeit. Verabredungen oder Freizeitaktivitäten sollten bitte bereits im Vorfeld privat organisiert werden.

        • Falls Sie keine Anrufe wünschen (z. B. aus beruflichen Gründen), können Sie dies auf der Karte entsprechend vermerken.

        • Flexible Zeitfenster, beispielsweise von 14:00 bis 16:00 Uhr, erleichtern vielen Kindern den Alltag. Sie vermeiden Zeitdruck und reduzieren spontane Rückfragen.

        • In Stoßzeiten oder bei hohem Aufkommen kann es in Ausnahmefällen vorkommen, dass ein Telefonat organisatorisch nicht möglich ist. In diesem Fall gilt die auf der Hortkarte eingetragene Gehzeit. Natürlich bemühen wir uns grundsätzlich, die Wünsche der Kinder bestmöglich zu unterstützen.

       

      2. Die Rückseite der Hortkarte: Abholberechtigte & Vollmachten

       

      • PSB/Sorgeberechtigte: Bitte tragen Sie sich als Sorgeberechtigte zunächst selbst in die Liste der Abholberechtigten ein. 

      • Abholberechtigungen: Alle weiteren Personen, die Ihr Kind regelmäßig abholen dürfen (z. B. Großeltern, Freunde oder andere Bezugspersonen), müssen ebenfalls namentlich eingetragen werden. Ohne entsprechenden Eintrag dürfen wir Ihr Kind nicht an Dritte übergeben. Jede eingetragene Person muss zusätzlich durch eine unterschriftsberechtigte Person bestätigt werden.

      • QR-Codes: Auf der Rückseite befinden sich zwei QR Codes mit wichtigen Verlinkungen zur:

        • Anleitung der Hortkarte

        • Anmeldung für den Hort für die kommenden Ferien

      3. Ablauf der An- und Abmeldung im Hort

       

      Um eine lückenlose Aufsicht zu gewährleisten, gilt für alle Kinder ein einheitliches Verfahren:

       

      1. Anmeldung nach dem Unterricht

      • Alle Kinder der Klassenstufen 1 bis 4 melden sich nach Unterrichtsende selbstständig in der zentralen An- und Abmeldung an.

      • Wichtig: Auch Kinder, die direkt nach Unterrichtsschluss nach Hause gehen, müssen sich dort persönlich abmelden. 
        
        So stellen wir sicher, dass jederzeit nachvollziehbar ist, welche Kinder sich noch im Hort befinden.

       

      2. Abmeldung beim Nachhausegehen

      • Bevor Ihr Kind den Hort verlässt, verabschiedet es sich persönlich bei der zuständigen pädagogischen Fachkraft.

      • Anschließend wird das Kind aus der Anwesenheitsliste ausgetragen und nimmt seine Hortkarte wieder mit nach Hause.

       

      3. Wenn die Hortkarte vergessen wurde

      Falls die Hortkarte einmal vergessen wurde, erstellt Ihr Kind für diesen Tag eine Ersatzhortkarte.

      Dabei bitten wir um Beachtung folgender Hinweise:

      • • Die Ersatzhortkarte ist eine Ausnahme-Lösung.

        • Grundlage für die Gehzeit sind in diesem Fall die allgemeinen Angaben der Originalkarte.

        • Kurzfristige Änderungen oder tagesaktuelle Notizen auf der Originalkarte sind dann für uns nicht sichtbar.

        • Bei Unsicherheiten nehmen wir telefonisch Kontakt mit Ihnen auf.

        • Mit einer Ersatzhortkarte können keine spontanen Gehzeitänderungen telefonisch angefragt werden.

      Selbstverständlich können Sie uns jederzeit telefonisch kontaktieren, wenn sich die Gehzeit Ihres Kindes an diesem Tag ändern sollte.

      Wir bitten Sie daher, Ihr Kind dabei zu unterstützen, die Hortkarte täglich mitzubringen.

      Vielen Dank für Ihre Unterstützung und die vertrauensvolle Zusammenarbeit!